1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens
Van Buel Sports is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring zijn beschreven. Heb je een vraag over je gegevens of over deze verklaring, neem dan contact met ons op.
Voor vragen over privacy kun je terecht op hetzelfde adres: info@vanbuelsports.nl.
2. Leden
Word je lid van Van Buel Sports, dan leggen we de gegevens vast die nodig zijn om je lidmaatschap uit te voeren.
Tot twee jaar na het einde van je lidmaatschap, zodat we bij een nieuwe inschrijving verder kunnen waar we gebleven waren.
Gegevens die we fiscaal moeten bewaren, zoals facturen en betaalgegevens, bewaren we zeven jaar op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht. Die gegevens blijven in die periode herleidbaar omdat de Belastingdienst dat vereist. Daarna verwijderen we ze.
3. Medische gegevens
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. We verwerken ze alleen als je ze zelf met ons deelt en gaan er extra zorgvuldig mee om.
4. Medewerkers
Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst leggen we de gegevens vast die we nodig hebben en wettelijk moeten bijhouden.
De salaris- en personeelsadministratie, de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het voldoen aan onze wettelijke fiscale en identificatieverplichtingen.
De foto gebruiken we om je voor te stellen op de website en social media, alleen met je toestemming.
Tijdens je dienstverband. Bij uitdiensttreding verwijderen we je foto van de website.
Gegevens over het dienstverband bewaren we tot twee jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst. Gegevens die we fiscaal of wettelijk langer moeten bewaren, zoals de loonadministratie en de kopie van je identiteitsbewijs, bewaren we gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar en verwijderen we daarna.
5. Vrijwilligers
Van Buel Sports werkt met vrijwilligers. Van hen leggen we een beperkt aantal gegevens vast.
6. Digitale direct marketing
We benaderen je alleen met direct marketing nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Direct marketing betekent dat we je rechtstreeks een (digitale) boodschap sturen.
Je kunt ons ook volgen via social media en ons nieuws lezen op de website.
7. Publicatie van beeld en gegevens
Soms publiceren we je naam, woonplaats, beeldmateriaal en gewichtsklasse. Bijvoorbeeld voor de weegtijden en het programma van een evenement, voor persberichten na afloop daarvan, of op onze social media.
Dit doen we alleen met je toestemming. Je kunt die op elk moment intrekken. We plaatsen je gegevens of beeld daarna niet meer en verwijderen ze waar dat redelijkerwijs mogelijk is.
9. Delen met andere partijen
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben, en alleen wanneer dat nodig is voor de doelen waarvoor we de gegevens hebben gekregen. Het gaat onder meer om onze betaal- en incassopartner en de software voor onze administratie.
Voor de website en communicatie schakelen we daarnaast deze verwerkers in: Cloudflare (hosting van de website en opslag van nieuwsberichten en interne documenten), Formspree (verwerking van de contact-, proefles- en personeelsformulieren), Google (Maps) en Meta/Instagram (de Instagram-feed). Met deze partijen zijn of worden verwerkersovereenkomsten gesloten.
10. Doorgifte buiten de EER
We slaan je gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en geven in beginsel geen persoonsgegevens door aan partijen buiten de EER. Sommige diensten die we (deels) gebruiken — zoals Google Maps, de Instagram-feed en het formulier-platform — kunnen gegevens in de VS verwerken; dat gebeurt op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen.
Mocht dat in de toekomst veranderen — bijvoorbeeld als we websitestatistieken gaan gebruiken — dan zorgen we voor een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld via het EU-US Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen, en passen we deze verklaring daarop aan.
11. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen:
- Onze software en computers zijn beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord, telefoons met een code of vingerafdruk.
- De website maakt gebruik van een beveiligde verbinding (HTTPS).
- We werken alleen met versleutelde gegevensdragers.
- We hanteren een autorisatieprocedure, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gegevens.
- Onze medewerkers zijn opgeleid en hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.
- Papieren documenten met persoonsgegevens bewaren we achter slot en grendel.
- We maken back-ups en houden besturingssystemen en beveiligingssoftware automatisch up-to-date.
12. Minderjarigen
We verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan zestien jaar als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger. Datzelfde geldt voor het publiceren van beeldmateriaal van minderjarigen.
13. Je rechten
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Inzage in de gegevens die we van je verwerken.
- Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
- Verwijdering van je gegevens in de gevallen waarin dat kan.
- Beperking van het gebruik van je gegevens.
- Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
- Overdraagbaarheid van je gegevens.
- Intrekking van eerder gegeven toestemming. Dat heeft geen gevolgen voor de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.
Wil je gebruikmaken van een van deze rechten, stuur dan een bericht naar info@vanbuelsports.nl. We reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je te identificeren.
14. Klacht indienen
Heb je een klacht over de manier waarop we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op zodat we er samen uit kunnen komen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
15. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De actuele versie staat altijd op onze website. De datum van de laatste wijziging staat onderaan deze verklaring.
16. Vaststelling
Vastgesteld door de eigenaren van Van Buel Sports.